Google Docs

Добрий день. Сьогодні я би хотів поговорити окремо про Google Docs Документи (у минулій статті я провів загальний опис всіх сервісів Google Docs і порівняв його з подібними сервісами).

Почнемо з пунктів головного меню.

1) Файл.

1.1) Надати доступ. За допомогою цього пункту меню можна надавати доступ іншим користувачам до цього документу. Також це можна зробити за допомогою кнопки “Спільний доступ”.

Розглянемо, що можна зробити у вікні, що відкриється після натискання цих кнопок.

Ви можете просто відправити посилання на документ. Для того, щоб доступ мали лише люди, які отримали посилання, потрібно в налаштуваннях спільного доступу встановити крапку на пункт “Усі користувачі, які отримали посилання”.

Також корисним пунктом є можливість надати доступ усім у мережі Internet. Цей пункт корисний для документів, які ви хотіли б опублікувати для загального доступу. Для цього просто встановіть крапку біля меню “Для всіх у мережі” (наступні кроки — аналогічно).

1.2) Думаю, пункти з 2 по 5 (Створити, відкрити, перейменувати, перемістити до папки) пояснення не потребують.

1.3) Переглянути історію змін. Пункт є дуже важливим, оскільки інструмент розрахований на те, що над ним буде працювати група осіб. І, відповідно, кожен буде вносити свої зміни до нього. Другою причиною його існування є те, що Google Docs весь час робить збереження, а деколи потрібно повернутися до більш старої версії.  Для більш детальної історії натисніть кнопку ”Показати докладніші версії“. Щоб відновити ту чи іншу версію, просто виберіть її і натисніть кнопку  “Відновити цю версію”.

1.3) Наступним у меню “Файл” іде пункт “Мова”. Задавши в цьому пункті мову, якою ви будити працювати в документі, ви змусите Google Docs підкреслювати неправильно написані слова. Якщо навести курсор на підкреслене слово і відкрити контекстне меню, натиснувши праву клавішу миші або кнопку на клавіатурі “Контекстне меню”, то зверху побачите можливі варіанти виправлення. В спливаючому списку виберіть бажану мову.

1.4) Наступний пункт — “Завантажити як”. За його допомогою можна завантажити документ у різних форматах. Розповідати про формати сенсу не бачу. Пункт повністю зрозумілий любому користувачу.

1.5) Пункт “Опублікувати в Інтернеті”. Цей пункт створений для публікації документів (для подальшого перегляду) в інтернеті. Зручно використовувати, якщо ваш документ є довідкою для програми чи, наприклад, інструкцією до продукту.

Після того, як ви виберете цей пункт, буде відрите відповідне вікно, у якому натисніть на кнопку “Почати публікацію”. У вас з’явиться посилання на документ і html-код для вставки на Web-сторінку. А також — можливість швидкої публікації в Google+, Gmail, Facebook, Twitter.

При встановленні галочки біля напису “Автоматично виконувати повторну публікацію в разі внесення змін” ваша публікація почне постійно оновлюватися, як тільки ви внесете у неї якісь зміни (вам не буде потрібно заново її публікувати). Ця функція особливо зручна людям, які роблять кілька публікацій в різних місцях (форумах, Web-сторінках, блогах і т.д.)

1.6) “Надіслати співавторам електронною поштою”. Пункт є частиною вище описаного “Спільний доступ” або “Надати доступ”.

N.B.: у подальшому вказувати, де розташовані кнопки у тому чи іншому меню, не бачу потреби.

1.7) “Надіслати в електронному листі”. Назва кнопки говорить сама за себе: швидка відправка документу на E-mail.

Присутня можливість написати коментар до документу в самому листі. Можливі різні типи вкладень (див. скріншот нижче).

Обов’язковим полем для введення є “Одержувач”. За замовчуванням у полі теми буде записано назву документа, який ви відправляєте. Якщо  встановити позначку біля напису “Надіслати собі копію”, то на ваш Gmail надійде лист, аналогічний до листа, що отримає одержувач.

1.8) “Налаштування сторінки”. Назва розділу говорить сама за себе. У відповідному вікні ви можете встановити поля (поле — це відстань від початку сторінки до першого символу у рядку, або від верху сторінки до першого рядка, або від низу сторінки до останнього рядка), орієнтацію сторінки (книжна чи альбомна), вибрати тип і, відповідно, розміри сторінок, а також вибрати колір сторінки. При натисканні кнопки “Установити за умовчанням”, всі введені параметри стануть стандартними для всіх створених у майбутньому документів.

1.9) Останньою розміщена у меню “Файл” кнопка “Друк”. Призначення цієї кнопки, гадаю, пояснювати не треба. Для виклику вікна “Друк” можна скористатися відповідною піктограмою або комбінацією клавіш CTRL+P. У ньому будуть доступні для редагування всі параметри  друку.

“Місце призначення” — це принтер або інший гаджет, на який буде здійснено друк. Натиснувши кнопку “Змінити”, ви зможете вибрати гаджет, на який хочете здійснити друк. У діалоговому вікні буде присутнє поле для здійснення пошуку (дуже зручно для людей, які мають багато гаджетів). Вікно поділене на відповідні вкладки: “Останні місця призначення”, “Локальні місця призначення”, “Google Cloud Print”. Після того, як ви виберете місце, куди ви хочете здійснити друк, дане вікно автоматично закриється.

Наступним у вікні друку є розділ “Сторінки”. У ньому розміщені лише два пункти: “Усі” і поле для введення конкретних сторінок або проміжків. Також є можливість встановити кількість копій. У розділі “Поля” можна залишити все, як є, можна прибрати їх повністю, покласти мінімальними  або встановити “спеціальні”. Спеціальні — це встановлення власного відступу відносно вже існуючих (див. скріншот, поля виділені).

На цьому і закінчився опис меню “Файл”.

2) Наступне меню — “Редагувати”. Розпишемо кнопки цього меню.

2.1) ”Скасувати” (або CTRL+Z). Повертає раніше виконану дію (будь-то надрукована буква чи вставка малюнку).

2.2) ”Повторити” (або CTRL+Y). Повторює останню дію, що була скасована.

Наступні дві команди доступні тільки тоді, коли виділений якийсь текст чи об’єкт.

2.3) “Вирізати” (або CTRL+Х). Виділений текст (чи об’єкт) зберігається в буфер обміну і видаляється з документу.

2.4) ”Копіювати” (або CTRL+С). Виділений текст (чи об’єкт) зберігається в буфер обміну.

2.5) ”Вставити” (або CTRL+V). Текст (чи об’єкт), що знаходиться в буфері обміну, вставляється в документ.

2.6) ”Буфер обміну в інтернеті”. Призначення цього пункту я навіть після року користування не зрозумів :)

2.7) ”Вибрати все” (або CTRL+А). Виділяє все, що знаходиться в документі для подальших операції з ним (наприклад, змінити розмір шрифту).

2.8) ”Знайти та замінити…” (або CTRL+Н). Дозволяє робити заміну певних елементів чи їх груп на інші. Кнопка “Замінити” замінює перший знайдений фрагмент і перекидає курсор на наступний. Кнопка “Замінити все” замінює всі знайдені елементи, що відповідають пошуку. Кнопки “Попер.” і “Далі” перекидають курсор на передню чи наступну “знахідки”, відповідно.

3) У третьому меню “Вигляд” — стандарті налаштування вигляду вікна.

4) Наступне меню — “Вставити” — створене для вставлення різних об’єктів в документ.

4.1) Кнопка для вставки зображення “Зображення…” Вставляє зображення в місце, де зараз знаходиться курсор. При натискані на цю кнопку відкриється відповідне меню, у якому доступно: завантажити з комп’ютера, зробити знімок на Web-камеру, вставити за URL. Доступна вставка зображення з вашого Google Drive і з розділу “Відриті для мене”. Також присутня вкладка “Останні”, яка відкриває останні папки, з яких було взято зображення. Про способи завантаження з комп’ютера я нічого розповісти не можу (бо не користуюся ними). А вставлення з Google Drive організовано на самому високому рівні. Можливе вставлення і з Google+ (соціальна мережа від Google). Також тішить присутність вкладки пошук, у якій ви можете здійснити он-лайн пошук в інтернеті, використовуючи сервіси Google, live і фотобанк, я особисто користувався тільки пошуком Google, який організований дуже добре, про інші два негативних відгуків не чув.

4.2) Наступна кнопка — “Посилання”(або hotkey “ctrl+k”). Була створена для прикріплення до виділеного тексту посилання чи переходу у інший документ. При активації спливає вікно, у якому виведено пошук Google по виділеному тексту (для цього потрібно нажати кнопку “інші посилання” ).

4.3) Кнопка “Формула”. Відкриває додаткову стрічку з арифметичними функціями і спец-символами.

4.4) Кнопка “Таблиця” дозволяє вставити таблицю в документ.

4.5) ”Номер сторінки” — автоматична нумерація сторінок.

4.6) ”Кількість сторінок” — вставляє в документ вказану кількість сторінок.

4.7) ”Зміст” — вставка автоматичного змісту в документ на місті курсору.