Погружаемся в “Битрикс24”: работа с документами

Мы продолжаем серию роликов, помогающих погрузиться в “Битрикс24” и узнать, как с помощью всего одного онлайн-сервиса можно построить эффективную работу в компании. Поговорим о задачах, работе с документами, коммуникации и телефонии. Это, как показывает практика, наиболее востребованные инструменты в работе.

В прошлый раз мы говорили об инструменте «Задачи». А в этом выпуске речь пойдет о работе с документами.

Работа с документами есть везде, с нею сталкиваются почти все. Наверняка и вы попадали в такую ситуацию, когда несколько человек или отделов работают над одним файлом: корректируют его, вносят правки. И чаще всего процесс похож на пинг-понг – документ пересылается туда-сюда электронной почтой, и в итоге сложно найти финальный вариант, который нравится всем. А вот возможность совместного доступа к просмотру и редактированию документов делает процесс более удобным и простым. И “Битрикс24” открывает такую возможность.

Вы можете создать документ в “Битрикс24” или загрузить свой – c ПК или внешнего диска OneDrive, Google Drive, Dropbox.

Управлять документами можно даже тогда, когда у вас нет Интернета, в режиме офлайн. Все хранится в облаке, а значит, доступно в любой момент и в любом месте — в офиса клиента, дома, в командировке.

В принципе, у вас вообще может отсутствовать офисное ПО. Через внешние онлайн-сервисы Google Docs и MS Office Online (с ними интегрирована работа на портале) вы можете открыть, просмотреть и отредактировать онлайн любые файлы популярных форматов: .doc, .docx, .xlc, .xlcx, .ppt, .pptx.

И это реальный плюс, который поможет сэкономить деньги, ведь оплата офисных программ для каждого сотрудника компании – недешевое удовольствие.

Отмечу, что для работы также поддерживаются документы PDF, презентации PowerPoint. А просматривать можно более 30 типов файлов, включая различные изображения, файлы Adobe Illustrator и Photoshop, даже если на вашем ПК или планшете нет оригинального программного обеспечения для работы с ними.

Работа с документами в “Битрикс24” может быть личной и коллективной. То есть вы работаете над документом самостоятельно и самоотверженно или совместно с кем-то.

Что удобно – вся история изменений документа сохраняется, и при необходимости всегда можно восстановить предыдущую версию. В истории также хранится информация о том, кто и когда изменил документ.

Совместная работа с документами также «социальна». Когда коллега загружает новый документ, вы сразу видите уведомление в «Живой ленте», можете прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится».

Онлайн-работа с документами включена во все тарифы «Битрикс24», в том числе в бесплатный.

Теперь давайте от теории перейдем к практике и посмотрим, как создать документ и работать с ним. К примеру, мне нужно написать сценарий для видеообзора на keddr.com. Для этого я:

• выбираю, что нужно создать: документ, таблицу или презентацию;

• выбираю сервис (с помощью чего создаю, н-р, Google Docs);
• далее создаю, оформляю документ, подключаю кого-то работать совместно со мной.

Все. Созданный документ (и вообще все документы) вы можете хранить в папке. «Файлы» – это ваш персональный раздел, и только вы имеете к нему доступ.

И конечно же, есть возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа или для совместной работы с кем-то из коллег. Это можно сделать за считанные секунды.

Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале – «Документы сотрудников» и «Рабочие группы».

Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Таким образом, файлы удобно хранить и искать.

С помощью фильтра можно вывести на Общем диске все документы или только публичные, а также просмотреть корзину.

А если вам нужно что-то найти, на помощь придет «умный поиск». Он ищет файлы, записи, задачи, блоги, сообщения, людей внутри компании. В результатах поиска выводятся наиболее актуальные данные.

Итак

Как видим, широкие возможности “Битрикс24” в работе с документами позволяют объединить компанию в единое целое и сделать рабочий процесс более простым.

Если у вас возникнут вопросы по работе с “Битрикс24”, пишите их в комментариях.

Бонус!

Приятный бонус: до 15 октября 2015 года можно получить дополнительные 10 ГБ дискового пространства на год при новой регистрации в «Битрикс24».

Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua и укажите промо-код: keddr2015. Компаниям до 12 человек — бесплатно! Так что go! смотреть, проверять на себе, оценивать и учиться!

Продолжение следует.