Как организовать тайм-менеджмент в проекте с помощью Time Inspector

Нам невероятно повезло. Ведь мы живем и работаем в информационном обществе. Мы перестали бояться расстояний. Теперь возможно нанять на работу специалиста из любой страны мира. Вашим лучшим сотрудником может быть фрилансер, работающий на далеких островах, лицо которого вы видели лишь на аватарке. Информационное общество позволяет быстро следить за трендами и моментально реагировать на запросы социума. Оно может за день сделать ваш бренд популярным благодаря социальным сетям.

Но всякая медаль имеет две стороны. У современного человека есть тысяча и один способ отвлечься на работе, выполняя ваши поручения. Ваши сотрудники будут оправдываться из-за просроченного дедлайна, но вы прекрасно поймете, что сроки сорваны из-за банальной неорганизованности, общения с друзьями через социальные сети и рассматривания фотографий с вечеринки. Что же делать? Правильно подобрать инструменты для тайм-менеджмента и воспользоваться ними. Сегодня как раз хочу познакомить вас с одним из таких инструментов — мобильным приложением Time Inspector. Но сперва — немного теории о расстановке задач.

По словам автора приложения, Алексея Павленко, он решил разработать Time Inspector, когда само столкнулся с тем, что времени тратится на проекты много, а вот финансовая отдача как-то не совпадает с трудозатратами. В процессе создания праобраза нынешнего мобильного приложения он изучал теорию и практику тайм-менеджмента, и потому прежде чем говорить о самом приложении, я тоже хочу пару слов сказать о том, как управлять своими задачами.

Занимаемся планированием

Начать стоит со списка задач. Очень важно визуализировать планы и проекты, которые нужно выполнить. Список постоянно должен быть под рукой руководителя и сотрудников. При этом следует отслеживать ход выполнения проектов, вносить коррективы, моментально реагировать в случае необходимости.

Дальше переходим к расстановке приоритетов. Составляя список, следует сразу расставить приоритеты. Часто мелкие задачи отнимают у нас слишком много времени и энергии. На крупные проекты не остается сил. Для этого всегда начинайте с важных задач. Исключение может составить только чашечка хорошего кофе. Выполняйте важные проекты во время наибольшей продуктивности. Затем отведите специальное время для мелких задач, которые можно выполнить одну за другой. Проверить почту, обговорить новый заказ с дизайнером, ответить на вопросы коллег, лайкнуть котика (последнее необязательно). Если с расстановкой приоритетов у вас «всё плохо», тогда и нужно понять, в каких именно направлениях у вас случается «провал». В частности, если речь идет об использовании разных программ и сайтов в течение дня, то нужно проконтролировать, какими именно сайтами и приложениями вы пользуетесь чаще и дольше всего. А затем сопоставить, соответствуют ли эти сайты и программы вашим рабочим задачам и роду деятельности.

О мелких задачах поговорили, перейдем к крупным, иначе говоря — к дедлайнам. К тем самыми критическим срокам для всего проекта или для комплекса задач. Помните, что дедлайн — это чудодейственная и исцеляющая вещь. Он придает силы и мотивирует даже лучше зарплаты. Правда, обычно тогда «всё горит, и ты горишь, и мы в огне». Чтобы ваша жизнь внезапно не превращалась в горящий поезд на полной скорости, надо ставить дедлайны заранее с учетом возможных просрочек. Заказчик дал вам на проект три недели, но вы понимаете, что справитесь за десять дней? Тогда дайте своим сотрудникам 11 дней для выполнения задания.

Понятно, что в одиночку с задачей могут справиться лишь гении, поэтому и при постановке дедлайнов, и при промежуточном мелком планировании используйте делегирование. Вы должны точно понимать, кто из ваших сотрудников лучше и быстрее выполнит задачу. Возможно, вам стоит нанять фрилансера для дизайна логотипа? Хотя современное общество и приучает нас становиться «мастером на все руки», следует четко понимать, что со многими задачами лучше справиться кто-то другой.

Переходим к контролю

Контроль за текущими и общими задачами, а также слежение за уровнем эффективности работы тех, кому вы делегируете задачи, можно возложить на Time Inspector. Приложение позволит на iOS и Android, а также в веб-версии контролировать показатели работы и затрат времени для каждого из сотрудников. При этом видна полная картина используемых программ и посещаемых сайтов.

Time Inspector изначально решал задачу мониторинга для одного пользователя, но сейчас его можно использовать как инструмент корпоративного мониторинга, что позволяет следить за тем, насколько целенаправленно тратят своё время сотрудники вашей компании или вашего отдела.

А собрав данные, можно обсудить текущее положение дел с конкретным сотрудником, при этом не подвергая их коллективной ответственности за то, что разработчик Петя слишком много времени висит в чатах соцсетей, а дизайнер Маша чересчур увлекается мобильными играми. Проблемы прокрастинации Пети и Маши лучше выявить и указать им на эти проблемы напрямую, а не прибегать к старым методам «вызова на ковер» всей команды.

Time Inspector может войти в число одного из лучших помощников современного руководителя. Приложение Time Inspector не только предоставляет информацию об активности, но и помогает с ее анализом. Программа самостоятельно анализирует продуктивное время препровождения и непродуктивное. С ее помощью можно составить график, таблицу или диаграмму с данными по итогам каждого дня, недели или месяца. Вы сможете просматривать рабочий процесс, сидя у себя в кабинете за столом или же в автомобиле с помощью любого гаджета. Вы будете полностью контролировать рабочий процесс, а значит, сможете улучшить его и увеличить свои доходы.

Как это работает

Немного подробнее расскажу о том, как работает сервис TimeInspector. Для начала работы необходимо установить на компьютере пользователя установить небольшое приложение для фонового мониторинга. В данный момент поддерживаются только ПК под управлением Windows, так что если ваша настольная система или ноутбук работают на другой ОС, к сожалению, ничего не получится.

Те же, у кого есть Windows, могут установить приложение, данные с него будут передаваться на сервер, откуда будут доступны для просмотра как в настольной версии Time Inspector, так и в мобильных приложениях. Time Inspector помогает вашей компании проконтролировать затраты времени по каждому из проектов, программ, приложений и сайтов, которыми ваши сотрудники пользуются в течение дня. Если они слишком много и часто читают новости или пользуются чатами, значит, самое время навести порядок и разъяснить некоторым сотрудникам, что им платят не за прокрастинацию, а за выполнение задач. Особая «фишка» — возможность мониторинга в скрытом режиме.

По итогам мониторинга составляется отчет о продуктивости подключенных сотрудников в течение дня. В дополнение есть также бесплатные приложения Time Inspector для iOS (работает с iPhone и iPad) и для Android. Сами по себе они не работают как трекеры и используются только для просмотра данных, собранных в основной версии Time Inspector.

На экране телефона можно просматривать общий отчет вместе со структуризацией по затратам времени, диаграммой и указанием программ, на которые пользователь «отвлекался» в ходе рабочего дня:

Для планшетов доступны дополнительные пункты меню. К примеру, руководитель может переключаться между различными сотрудниками и смотреть данные по суточному / недельному отчету для каждого из подчиненных:

Отдельная вкладка на экране смартфона отвечате за просмотр данных по программам, которыми человек пользовался за отчетный период времени:

В следующей вкладке находятся сайты, которыми вы пользовались и которые нужно мониторить:

Если вы также включили в основном сервисе дополнительный инструмент мониторинга в виде периодических скриншотов с рабочего стола подключенного сотрудника, то для этих скриншотов также есть отдельная вкладка. Здесь можно быстро просмотреть, как выглядел рабочий стол и экран сотрудника в разные отрезки времени в течение рабочего дня:

Причем каждый скриншот можно просмотреть по отдельности:

Период, за который отображаются отчеты в мобильном приложении Time Inspector, также можно настроить — для этого есть специальное меню:

Чтобы понять, какие из программ отвечают за период продуктивной работы, а какие — нет, достаточно выполнить сортировку отслеживаемых приложений по статусу:

Понятно, что без правильного построения процессов тайм-менеджмента, постановки задач и проектирования никакой мониторинг не будет результативен и будет восприниматься скорее как инструмент репрессий, чем в роли инструмента помощи. Но рекомендую обратить внимание на Time Inspector тем, кто хочет контролировать эффективность работы команды, даже не будучи в офисе. С этой задачей и основной сервис, и его мобильные приложения прекрасно справляются.