Переезд на Битрикс24: CRM и наша коммерческая деятельность

На прошлой неделе Толик рассказывал, как у нас происходит общение в компании komandda.com, при помощи сервиса Битрикс24. Некоторые скриншоты содержали абсолютно вымышленную коммуникацию. Мы ни в коем случае, не «жахаем» никого из наших сотрудников. Только иногда наказываем физическими увечьями, но это полезно… :) Сегодня я расскажу, чем этот сервис полезен в моей повседневной работе.

Многие из вас заметили, что я стал реже появляться в видео и меньше писать статей. Дело в том, что на мои плечи пала ответственность административных и продажных задач. Не секрет, что основная статья доходов любого СМИ – реклама. Рекламу нужно продавать, рекламу нужно искать и рекламу нужно сопровождать. Вот этим я как раз и занимаюсь, вместе с моей коллегой Ритой.

Для тех из вас, у кого есть опыт работы в любого рода продающих компаниях, термин CRM не станет новым. CRM – это Customer Relationship Management приложение. При помощи такого рода сервисов компании ведут учет своей коммерческой деятельности: кто, кому, когда и что продал, спросил, уточнил, позвонил и отправил. В этой системе один из самых мощных модулей – это именно CRM.

Нужно сказать, что до внедрения Битрикс24 мы пользовались целым набором инструментов для такого рода задач. Все сделки были в одной табличке в Google Drive, всё взаимодействие с рекламодателями происходило через почту и телефон, все отчеты были в Microsoft Excel. Не скажу, что это было сильно неудобно, но были минусы. Прежде всего, не раз была такая ситуация, что мне нужен отчет, я дома, а отчет в офисе или мне нужен телефон какого-то менеджера, а он в адресной книге моих коллег и т.д. Другими словами, существовал определенный рассинхрон данных. И это я говорю только про свою работу, а ведь она непосредственно связана с работой других. Так вот в этим взаимодействии с другими сотрудниками, по той или иной рекламной кампании – это вообще был ад. Не кривя душой скажу, что сейчас очень многие вещи стало делать гораздо удобнее и быстрее, а главное, существенно сократилось количество провтыков. А еще СRM-кой можно пользоваться бесплатно, если в вашей команде до 12 человек, просто зарегистрироваться и вперед.

Переезд на в этот облачный сервис, в первую очередь означал импорт наших данных в систему. Я уже приготовился вбивать руками всех наших рекламодателей, менеджеров, телефоны, адреса и т.д. А оказалось, что нужно было только импортировать CSV или EXCEL файлик и контактами. Вся база данных перенеслась из gmail без каких-либо проблем. Понадобилось дополнительных полтора-два часа, чтобы очистить БД от мусора и всё привести к красивому виду. Потом я раскидал рекламодателей по проектам (keddr, kaddr, veddo) и назначил ответственных.

В системе предусмотрена очень гибкая кастомизация всех списков. В настройках, можно редактировать стадии сделки, типы компаний и даже добавлять свои обязательные параметры. В нашей работе этими дополнительными параметрами стали: «Бесплатно» с вариантами ответа «Да» ли «Нет» и выпадающий список из наших проектов.

Как и в любой другой похожей системе, основной сущностью является «Сделка», на каком-то этапе это «Предложение», еще раньше это «Лид». Но в сущности это одно и то же. Каждая сделка закреплена за какой-то компанией, каждая компания закреплена за каким-то менеджером в komandda.com.

Таким образом в любой момент видно, на какой стадии то или иное предложение рекламной кампании у Маргариты или у Саши, или у меня. Все мы постоянно создаем новые «Сделки», которые, в нашем случае, подразумевают ответственность менеджера, автора и заказчика. Очень удобно, в любой сделке назначать ответственно, делегировать задачи по тому или иному проекту, контролировать выполнение этих задач и отслеживать дедлайны. На каком-то этапе генерируются основные документы. Всё это этапы одной рекламной кампании от начала до самого конца.

Когда речь идет о баннерной кампании, очень удобно оставлять напоминание о том, когда нужно включить баннер, когда выключить, когда поменять ссылку и т.д. Раньше это захламляло календарь или вовсе забывалось.

Практически на каждом шагу в системе есть возможность оставить комментарий или добавить задачу (звонок, имейл, встречу и т.д.). Часто бывает так, что кто-то назначает какую-то встречу и приглашает туда людей, так вот даже в календарном ивенте можно провести небольшое обсуждение.

Добавляя в систему новый «Лид», я, как правило, сразу добавляю к нему и задачу, в которой кто-то должен что-то сделать, чтобы этот «Лид» превратился в «Сделку». Так, придя на работу, менеджер по рекламе видит, что у него три задачи от меня: где-то позвонить и ответить на вопросы рекламодателя, где-то написать e-mail, где-то организовать встречу.

Как я уже сказал, мы используем CRM’ку не только для коммерческих проектов, но и для редакционных. К примеру, когда я готовился к сборке нового ПК, я создал специальную задачу, в которой расписал по пунктам, что именно мне для этого надо, кто еще будет задействован и т.д. Более подробно о работе над нашими внутренними проектами мы расскажем в будущих публикациях про Bitrix24

Еще одной удобной фишкой является мультивалютность. В нашем случае, к примеру, за Google Adsence мы получаем доллары, с некоторыми иностранными коллегами рассчитываемся в евро, с русскими партнерами всё считаем в рублях, и основная масса работы считается в гривнах. Все эти сделки можно видеть в одной таблице.

Про тонкую настройку можно говорить довольно долго, так как опций действительно много. Некоторые вещи доступны в одном пакете, другие доступны в более дорогой подписке. Один из первых разделов, в которые я полез – это права доступа. Я, как администратор, могу ограничить доступ каким-то департаментам, ограничить доступ на какую-то стадию сделки, чтобы, к примеру, были не видны сделки на стадии производства и т.д. В конце концов, могу полностью закрыть доступ к модулю CRM, для всех, кроме нескольких человек.

В итоге, мой рабочий день начинается с раздела «Лента», где я вижу, кто и что делал, как меняли статусы сделок, кто какой проект продвинул, какой проект отменился и какие задачи сейчас выполняются. Сам раздел «Лента» очень напоминает ленту фейсбука, это существенно упрощает ее освоение и использование.

В разделе «Мои дела» я вижу все задачи, которые я создал, я делегировал и дела, которые поручили мне. Если, вдруг, я провтыкал с какой-то из этих задач, система не упустит шанса напомнить мне об этом абсолютно везде – и в разделе CRM виден счетчик таких задач и в ленте и в основном перечне модулей системы. Это надоедает, но так нужно, чтобы я эти задачи выполнял, ну или прокрастинировал.

В общем говоря, благодаря такой систематизации нашей коммерческой и редакционной работы, в ближайшем будущем, из нашего вокабюляра полностью должны исчезнуть слова: «а я забыл», «а я говорил», «а я не знал, что это я должен был делать», «ты говорил другие сроки» и т.д. Всё прописано в системе, всё заблаговременно напоминается, всё подсвечивается и сигнализируется. Возможно, для некоторых эта статья был уж слишком наивной, ведь вы уже знакомы с такими системами и не представляете своей работы без них, но в нашем случае это была эволюционная дорога. Мы шли от бумажных записок, в консьюмерское облако, после чего пришли к единому облачному сервису. Да, безусловно, основной проблемой, с которой мы столкнулись, была мотивация всех участников процесса переносить свою работу в эту систему. Но мы поступили мудро – не оставили сотрудникам выбора и помогли разобраться с системой. Для нашей небольшой компании – система Битрикс24 стала качественным апгрейдом всех наших бизнес процессов.

Если при регистрации в сервисе Битрикс24 (в украинском домене) ввести промокод Keddr24, то вы получите 100 ГБ вместо 5 ГБ под файловое хранилище. Промокод действителен до 2 октября и работает только для новых регистраций. Вводится при создании своего портала.

Битрикс24: CRM