Несмотря на то, что изначально электронная почта для меня была всего лишь почтой, постоянное совершенствование Gmail позволило пользоваться им не только, как свалкой текстовых и графических сообщений. Для меня Gmail теперь что-то среднее, между планировщиком задач и почтой. Для некоторых продвинутых пользователей в этой заметке не будет ничего нового, но если прямо сейчас у вас в ящике 999+ писем, то можете смело читать дальше.

Всегда доступный архив

все важные беседы, где бы они не начались, в Twitter, мессенджере или какой-то соц.сети, я стараюсь перенаправлять в Gmail

Для меня почта стала самым важным способом коммуникации с людьми и сервисами. У почты есть явные преимущества перед другими средствами связи: вам не нужно никуда звонить, особенно, если собеседник за границей или он бот; вам не нужно ждать, пока собеседник появится в скайпе или другом мессенджере; не нужно переживать, а пользуется ли собеседник сообщениями в Facebook или VK. Почта — почти что стандартизированный способ связываться. Поэтому, все важные беседы, где бы они не начались, в Twitter, мессенджере или какой-то соц.сети, я стараюсь перенаправлять в Gmail. В этом есть как минимум одно преимущество — вы всегда сможете поднять переписку. Да, в других сервисах это также можно сделать, но тут уже вопрос той самой стандартизации — вы никогда не вспомните, где именно два года назад обсуждали какие-то договорные или другие важные моменты. Да и, как я сказал выше, далеко не все пользуются сообщениями в FB или VK, я, к примеру, вообще туда не заглядываю.

Итак, первое преимущество пользования Gmail, как, в принципе, и любой другой почтой, мы выяснили — всегда доступный архив важных писем. Я этим пользуюсь хоть и не часто, но зато когда припечет радуюсь нереально. К примеру, еще летом ты пообещал клиенту одну стоимость за услуги, но он расчехлился только сейчас, через месяцев 5-6, да еще и на пацана отвечает, что стоимость была другой. Вот тут и помогает элементарный поиск и найденная переписка, которая подтвердит чью-то правоту.

Менеджер дел

Как только тема письма выполнена

Второе, о чем расскажу, относится едва ли не только к Gmail. Я использую почту, как таск-менеджер. Так уж получилось, что ни одно специализированное приложение у меня не прижилось (да-да, даже Astrid, который вроде и устроил всем, со временем запылился). Если хорошо проанализировать, то все действительно важные проекты так или иначе обсуждаются по почте (составление сценариев, планы, ответственности и т.д.), соответственно, если все это перед глазами — вы не забудете ничего. Но есть и другие письма (друзья, семья, письма от сервисов) и их чаще всего нужно один раз прочитать и иногда ответить, но ничего особо важного нет. Чтобы не мешать теплое с мягким, научитесь пользоваться тремя кнопками в Gmail, каждой, в зависимости от ситуации: СПАМ, УДАЛИТЬ, АРХИВИРОВАТЬ.

Спам, удалмить и архивировать

В спам нужно отправлять все то, что вас откровенно раздражает. К примеру, сообщения о том, что ваш мейл выиграл миллион или любую рассылку с MWC. Таким образом, фильтр будет учиться и со временем надоедливых писем с сомнительным содержанием станет меньше. Я, к примеру, отправляю в спам и письма от сервисов, которыми не пользуюсь (установил, посмотрел, удалил, а письма оно, зараза, шлет). Да, можно пройти на какую-то страничку сервиса и отказаться от рассылки, но это тяжелее, чем просто нажать кнопку.

Удаляю я письма от сервисов, которыми пользуюсь (как на скриншоте выше) и откровенно ненужную почту, которая точно никогда не потребуется (сборы в баню и выяснения, кто что купит, стоит удалять сразу после похода в баню).

И самое интересно — архивирование. Это то, что многие ошибочно путают с удалением. На самом деле эта функция делает ровно то, что вы делали лет пять назад с прочитанным журналом — складируете. Только журналы года три назад пришлось выкидывать, а тут все не займет много места. Архивируйте все письма, оставляйте во входящих только 5-10 писем, тема которых актуальна. Вот так выглядит моя вкладка с входящими письмами:

Входящие в Gmail

Семь писем, с каждым нужно разобраться. Как только тема письма выполнена, я архивирую его. К примеру, в письме от Максима есть документ с дополнениями к письму для авторов, которые нужно внести. Как только я это сделаю — письмо будет отправлено в архив. А, если через пару месяцев Максим скажет, что я не мог просить тебя такое добавить в письмо для авторов, я подниму его сообщение и покажу. Да, во входящих я не увижу, что мне нужно купить батон по пути домой, все же речь идет про важные рабочие моменты. Хотя, говоря про батон, мне жена присылает список покупок на почту и я всегда знаю, что нужно что-то купить и даже знаю что именно.

Преимущество такого подхода к to do очевидно — почтой вы пользуетесь в любом случае, в то время, как специализированными приложениями себя нужно заставлять пользоваться. Кстати, в стандартном приложении Gmail (для iOS, по крайней мере), архивирование еще больше похоже на обозначение задачи выполненной в таск-менеджерах — просто делаете свайп справа на лево на письме и кидаете его в архив. Задание выполнено.

Gmail iOS

Метки

Третье — метки (ярлыки). Метки — это вам не папки, это метки! Их отличие от папок в том, что одному письмо можно присвоить несколько меток.

Метки в Gmail

 

Их я использую для упорядочивания писем. К примеру, я всегда могу прочесть письма только от HTC, чтобы найти какую-нибудь важную переписку. Создать метку просто, слева, вод всеми вкладками (входящие, вся почта…) выбираем «Создать ярлык».

Управление ярлыками в Gmail

Далее вводите его название и, возможно, назначаете размещение под другим (ярлык второго уровня). Теперь нужно создать правило, чтобы письма от определенного адресата или с определенным содержанием обозначались созданной меткой. Для этого жмем на стрелочку в правой части строки поиска, в появившемся окне вбиваете или адрес контакта, для которого хотите создать правило, или любое слово. Далее жмем на ссылку «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». Там выбираете действия, которые будут применяться к нужному запросу. Если необходимо, чтобы письма от кого-то отмечались меткой, выберете соответствующую. Можно также включить автоматическое архивирование, тогда письма от этого адресата будут сразу идти в метку, мимо входящих.

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

К примеру, вы можете создать метку Notes и создать правило, по которому все письма, содержащие в теме, или же вообще в любом месте, тег #note будут автоматом идти в этот ярлык и даже не отображаться во входящих. Такой себе блокнотик, шлете на почту что-угодно, ставите в любом месте письма #note и сообщение ложится в метку note. Можно и без решетки (#), но так вы уменьшаете вероятность, что туда попадет что-то другое, так как, к примеру, слово note без решетки может содержаться и в других письмах.

Можно также не вбивать адрес вручную, просто откройте письмо от определенного человека, нажмите на кнопку «Еще», выберите пункт «Фильтровать похожие письма» и далее по уже описанному сценарию.

Управление ярлыками и метками в Gmail

У меня появилось слишком много меток и я начал их группировать. К примеру, все, что относится к кеддру я скинул в метку Keddr. В ней также есть подразделы: Партнеры, Автора и др. Для того, чтобы создать подраздел, нажмите на стрелочке справа от нужной метки и выберите «Добавить вложенный ярлык». Если же метку нужно разместить под другой, тут же выберите изменить и далее «Разместить ярлык под».

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

Вот так, все просто, но очень удобно: и порядок сохраняется, и важные проекты всегда перед глазами, и спустя даже долгое время вы можете поднять архив. На данный момент я очень жду приложение Mailbox для iOS, которое как раз и создано, чтобы безжалостно расправляться с лишней почтой во входящих. Там свайпом можно будет отметить письмо выполненным (отправить его в архив), или отложить на после. Кстати, это то, чего сейчас так не хватает — запланировать повторное появление письма во входящих через некоторое время. Так, получается, у нас один проект перенесся на новый год и два письма по нему постоянно висят во входящих. Приложение Mailbox должно увидеть мир в январе 2013 года.

Please wait...
Комменты

36 комментариев

сначала новые
по рейтингу сначала новые по хронологии
1
Алексей

Пригодилась статья

2
Никита

Спасибо огромное за статью, узнал кое что новое в Gmail!

Все пишут "Спам, рассылки и т.д. помечайте как "Спам", Gmail со временем будет все лучше распознавать и перемещать в одноименную папку". Подскажите, если эту папку Спам очистить, то получается и "навыки" фильтрования моего спама удалятся, или же оно где то записывает таки спамовские теги внутри системы почты?

3

спс как всегда в keddr стиле

я тоже стараюсь всегда держать почту в "порядке"

4

Пошёл наводить порядки в почте :D

Спасибо за столь подробные объяснения!

5
Никита Гавриленко

Не знаю как вы, а мне как почта нравится ukr.net. Приятный интерфейс, простота использования. Все письма приходят молниеносно. После знакомства с ним отказался от Яндекса, Mail.ru, Gmail и других. Попробуйте и не разочаруетесь!

6
knitershift

Саша, напиши щось про Hotmail - тоже чудовий і зручний варіант.

Автор7
Александр Ляпота

Там папки и я не пользуюсь им.

8

Сам пользуюсь gmail , но есть в невероятно большущий минус и проявляется он в том, что невозможно выделить несколько писем и отправить их получателю (получателям) !!!

9

Использую "умные ярлыки" и свой набор правил. Умные ярлыки сразу "пихают" рекламную рассылку и соц.сетей в соответствующий ярлык, минуя папку входящие, соответственно в течении дня я даже не трачу время на их архивирование (кстати почта с ярлыком сразу помечается "архивированной") Это гораздо удобнее, чем самому разбирать кучу рассылок - удалять и архиврировать, Gmail сам постепенно обучается и лучше распихивает всю входящую по ярлыкам.

10

«как я подтираю одно место» :DDD

11

"как я использую ершик для унитаза" :DDD

12
Михаил Карпенко

;)

13

А слабо отписываться от рассылок, которые вам не нужны а не помечать их как спам? А то за таких как вы у меня рассылки в спаме. А еще можно помечать письма как рассылки или пользоваться фильтрами.

14

Сперва показалось, что видео вами снято;) Стиль очень похож :)

15

А когда будет статья "как я хожу в туалет" и "как я брею подмышки"?

16

#ТроллингДетектед... Лично мне гораздо интереснее было бы увидеть "как я использую Evernote" и "для чего мне облачные хранилища"

17

Это не троллинг, просто наверняка саша ходит в туалет не как все, с со смартом, и делает кучу фишек, которые мы не знаем!)

18

Отличительной чертой и преимуществом GMail является его поиск. Я на работе вынужден использовать Outlook и всегда плююсь, когда нужно быстро найти важное письмо. Чтобы получить 80lvl в использовании GMail советую посмотреть советы по расширенному поиску: https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ru&answer=7190

19

ИМХО, лучше не в календарь а в Задачи.

20

"Так, получается, у нас один проект перенесся на новый год и два письма по нему постоянно висят во входящих."

Вижу несколько вариантов решения вопроса, чтобы не держать во Входящих:

- В таком случае можно письма отметить звездочкой. В случае надобности получаем быстрый доступ из папки "Помеченные".

- Также можно перенести письмо в календарь: в открытом письме жмем кнопку "Еще" -> "Добавить в календарь".

- Использовать систему дополнительной метки или папки, создав Отложенное.

Согласен, это не то, что показали в Mailbox, но все же есть выход.

Автор21
Александр Ляпота

Да, точно :)

22

Кстати, забавно описали тут:

"Цепочки писем можно помечать звездочкой, которая в папке "Входящие" находится рядом с сообщением. Такие пометки хорошо заметны. Их можно использовать для важных сообщений или писем, к которым нужно вернуться позже.

Пометки видны только вам и никому другому. Так что ваша мама не обидится, если вы просто пометите ее сообщение, вместо того чтобы прочитать!"

Отсюда: http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ru&answer=5904&topic=1669016&ctx=topic

23

Саша когда свой ipad берешь ты с iphone интернет раздаешь, или по другому решаешь этот вопрос?

Извеняюсь что не в тему.

25
Сергей Голубев

Саша, огромное спасибо за толковую инструкцию! Не мог понять, как и зачем пользоваться метками =) Очень вовремя - пошел разгребать

Автор26
Александр Ляпота

Да, для меня тоже в свое время было непонятно их назначение :)

27
РыгыАналам досвиданья

Саша, по твоей "наводке" отправил все важные письма в архив. Только ты забыл сказать где этот архив можно просмотреть, а сам я слепой найти не могу. Где архив Саша??)) архив где, а ??

28
Давайдосвидания

Папка Вся Почта. Минус архивирования такой, что потом нельзя отфильтровать Входящие, т.к. в папке Вся Почта отображаются Входящие и Отправленные письма.

29
РыгыАналам досвиданья

эх не те люди статьи пишут)) спасибо))

30

Я вот недавно начал пользоваться метками в Evernote, думаю и до почты скоро доберусь.

Спасибо за статью!

31

Не могу у себя найти как менять цвет ярлыка - странно...

32
Сергей Голубев

На ярлык наводишь - жми на треугольник

33
Дмитрий не Анатольевич

Почта это все прекрасно. Особенно простые вещи описывать сложным языком.

Лучше напишите работу со звуком.

-оборудование и программы

-подключение

-запись минусов и голоса

-работа на сцене

-псюсы\минусы\неудачи\советы

Новый комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Извините, для комментирования необходимо войти.