Как не дать электронной почте превратиться в помойку

Электронная почта, скорее всего, одно из самых больших и значимых изобретений в интернете. Каждый день мы ведем десятки переписок, письма уходят и приходят постоянно. Почта – лучший способ быстро задокументировать какие-либо договоренности, чтобы всегда иметь возможность вернуться к ним. С договоренностью по телефону так не выйдет. Однако, входящие очень быстро заполняются и, если не соблюдать определенную гигиену своего ящика, важные письма могут потеряться. Zero Inbox – это не просто пиар-ход одной из компаний, это целая философия, которая призвана структурировать всю корреспонденцию в вашем ящике. Я, к слову, начал пользоваться такой механикой еще до анонса клиента Mailbox. Сегодня я расскажу про 5 простых шагов, как избежать стихийного захламления своего почтового ящика.

1. Создавайте метки и правила

Это самый действенный способ избавить себя от залежей почты, собирающейся во входящих каждый день. Конечно, если вы не из тех, чей ящик на 99% забит всяким спамом, для таких выход один – снести все и начать жизнь с чистого ящика. Если же вы пользуетесь почтой для реальных целей: коммуникация, обсуждение договоров и так далее, просто создайте метки или папки для самых важных сфер вашей работы. Сегодня меки или папки есть, наверное, во всех почтовых сервисах, в Gmail работа с метками реализована правильно и весьма просто. К примеру, если у вас есть некий собеседник X, письма от которого важно всегда хранить на расстоянии одного клика, их не обязательно держать во входящих. Создайте метку X и правило, которое будет присваивать эту метку всем письмам от собеседника X.

При этом, подумайте, нужны ли вам письма во входящих, или просто достаточно, чтобы они шли сразу в свою метку мимо входящих. К примеру, представим, что вы проводите собеседования. Почему бы не сказать всем соискателям указывать в теме письма “Соискатель компании”, к примеру? Потом вы создаете правило, в котором указываете, что все письма, содержащие в теме фразу “Соискатель компании”, должны идти в определенную метку мимо входящих. Таким образом, вы избавляете входящие от непрерывного потока резюме, что исключит возможность потерять важное письмо. А когда вы решите уделить время новым сотрудникам – просто откроете метку и будете разгребать только письма с конкретной темой.

2. Не оставляйте письма на потом

Тут никакой теологии и магии нет, только личный опыт. Я пользуюсь метками и знаю, насколько важно держать во входящих только важные письма для выполнения прямо сейчас. Поэтому, запомните навсегда: открыв письмо вы должны либо удалить его, либо заархивировать, если оно может когда-нибудь пригодиться, либо отправить в метку. Оставляйте во входящих только те письма, которые должны надоедать глазам, то есть требующие немедленного выполнения. Я иногда просто открываю письмо и закрываю, оставляя на потом, однако возвращаюсь к нему только во время чистки ящика и удивляюсь, как это я его не удалил! Подружитесь с кнопкой архивирования и никогда не оставляйте письма на потом, вы к ним не вернетесь и они останутся в инбоксе.

3. Смело отписывайтесь от всего

Не указывать свою почту в различных сервисах невозможно, разве что завести альтернативный ящик. Адрес электронной почты надо указывать при регистрации совершенно везде, а многие сервисы со временем начинают слать свои интереснейшие акции и предложения, захламляя почту. Иногда, когда вы удаляете несколько писем от одного и того же источника, почтовый сервис предлагает вам автоматически отписаться от рассылок, однако, это происходит далеко не со всеми источниками. Отписываться вручную сложнее, ведь надо уделить время на поиск ссылки для отмены рассылки в письме или, что еще тяжелее, переходить на сайт злостных спамеров. Просто удалить письмо быстрее, однако, это как заклеить пластырем лампочку, сообщающую о малом запасе топлива в баке – вроде и быстрее, чем заправиться, но проблема остается.

4. Называйте спам спамом

Современные почтовые сервисы довольно умные по части спама. Разработчики постоянно совершенствуют алгоритмы вычисления спама, однако, предложения об отдыхе или увеличении вашего самолюбия иногда, все же, приходят. Кстати, бывают случаи, когда недобросовестные сервисы настолько усложняют процедуру отписки от их рассылок, что сделать это становится практически невозможным. Смело шлите все это в спам, а не просто удаляйте письма. Удаление – это для вас, спам – для вашего почтового сервиса. Вы его учите, письма от какого источника могут быть вам совершенно неинтересными.

5. Найдите самое удобное приложение для смартфона

Это тоже важный пункт, потому мы не всегда находимся возле компьютера, а почта падает в ящик постоянно. Конечно, я не говорю, что работать надо постоянно, наоборот, отвлекаться от работы надо постоянно, но вы хотя бы можете потратить пару секунд, чтобы понять, важное ли письмо вам только что пришло. Мне, кстати, круто помогают часы Pebble, я могу видеть часть письма, не доставая смартфон из кармана. Но это другая тема. Выбор приложения для своего смартфона поможет вам эффективно управлять почтой в дороге. Сегодня для iOS и Android есть множество почтовых клиентов, которые, думаю, удовлетворят запросы каждого. Главное – знать свои запросы. К примеру, мне важно быстро отправлять письма в архив и удалять их. А самое важное для меня – видеть все входящие вместе. То есть, мне не подходят клиенты, в которых мне надо переключаться между учетными записями, все должно быть перед глазами постоянно. У всех критерии разные, но я крайне рекомендую выбрать мобильное приложение, которое позволит вам максимально быстро и легко управлять входящими письмами. Мой выбор – Mailbox, этот клиент позволяет максимально быстро архивировать и удалять почту.

А какаие правила при ведении своей электронной почты используете вы? Давайте делиться!