Наверх
18 комментариев 16/09/2014

Переезд на Битрикс24: Проект-менеджмент

Переезд на Битрикс24: Проект-менеджмент

Наверняка вы уже успели ознакомиться с постами Толика и Сёмы, в которых они рассказывали о том, как используют систему «Битрикс24» в своей повседневной работе. Сегодня уже я, как главный редактор Кеддра, поделюсь с вами своим опытом использования «Битрикс24».

Предположим, сегодня я решил сделать обзор iPhone 6. Для этого мне, прежде всего, потребуется создать новую задачу. Идём в «Битрикс24» и создаём соответствующую задачу.

Битрикс24

Тут же выбираем её приоритет (конечно же, подобный обзор обязательно получит “высокий” приоритет), ответственного, соисполнителей и наблюдателей. Таким образом я могу поручать задания и нашим авторам. Больше не нужно звонить и говорить что-то вроде: “Алло, Макс, тут хуавей на обзор пришёл, напишешь обзор?”. Просто создаю задачу, ответственным за которую будет Макс, и всё – он не отвертится. Для больших компаний приятной особенностью станет возможность поручать задания не списку людей, а сразу всей группе, в которую могут входить сотрудники, скажем, отдела продаж. Или все сотрудники мужского пола, когда задание будет касаться восьмого марта, или группа апрельских именинников, к примеру.

Битрикс24

Также во время создания задачи можно задать дедлайн, а «Битрикс24» будет постоянно донимать меня уведомлениями о том, что сроки поджимают, и материал пора сдавать. Доступна возможность включения задачи в график рабочего дня сотрудника, но конкретно для нашей редакции это неактуально. Юля, к примеру, может закончить писать в три часа ночи, а в офис прийти к часу дня – и какой тут график?

Битрикс24

Но вернёмся к нашим баранам, точнее, к нашим айфонам. Непросто сделать обзор устройства, которого ещё нет в продаже. Так что процесс доставки смартфона в офис можно назвать полноценным этапом подготовки обзора. Скорее всего, в этом нам поможет наш любимый интернет-магазин “Нотус”, но общаться с менеджерами и заниматься прочей рутиной я никак не успею, потому что сегодня мне ещё нужно написать материал и снять другой обзор.

Такой график у меня каждый день, поэтому для того, чтобы обзор удался, мне будет необходима помощь других членов командды. Рита, наш менеджер отдела рекламы, поможет мне с доставкой нового iPhone. В задаче она станет “соисполнителем”.

В «Битрикс24» можно создавать чек-листы внутри задачи – этим удобно пользоваться, когда накапливается куча всевозможных мелких поручений и заметок. Однако, если поручение никак нельзя назвать “мелким”, то лучше всего будет создать “подзадачу”. В таком случае контроль за ходом выполнения поручения будет жёстче и все функции обычной задачи будут доступны. Создаём “подзадачу” для Риты, именно с её выполнения начнётся создание самого просматриваемого поста на Кеддре ближайших нескольких недель.

Битрикс24

Для того, чтобы лучше понять, что такое задача в «Битрикс24», представьте себе группу в социальной сети. На страничке задачи доступна вся информация о проекте, степени его выполнения, подзадачах, сроках, участниках, доступна возможность комментирования (читай – обсуждения). Новых наблюдателей и соисполнителей задачи можно с лёгкостью добавить тут же.

bitrix24-to-do-1 bitrix24-to-do-9 bitrix24-to-do-10

 

Ещё одна интересная функция системы – это прикрепление к задаче документов. У «Битрикс24» есть собственное облако, в него вы можете загружать рабочие документы, а в каждую задачу можно добавить только те файлы, которые пригодятся для её решения. Прямо на портале можно редактировать текст документа, при этом всё будет сохраняться, и будет видно, кто сейчас его редактирует. Ранее мы долго и нудно занимались поиском нужных нам файлов в бесконечных переписках внутри Gmail.

Битрикс24

Если вы каждую неделю или месяц поручаете кому-то одно и то же задание, то в «Битрикс24» вы можете создать шаблоны и копировать задачи. Да, это немного разные вещи, но в нашем кейсе использования они похожи. Копируем или достаём из шаблона нужную задачу, изменяем сроки, возможно, добавляем комментарии – и новое задание готово. У Серёжи или Эдуарда есть несколько дней (авторы рубрик LilNews и KeddroБаян, если вы вдруг не знаете). Также вам не составит труда установить цикличную задачу. Задачи можно оценить (“положительно” или “отрицательно”), поэтому если автор напротив своего задания в «Битрикс24» увидел красный кружочек, то похвалы от меня он точно не дождётся.

Следующий этап подготовки поста – написание текста и сценария. До съёмки у меня есть несколько дней. Ставлю как можно больше напоминаний в «Битрикс24» и наблюдаю, как до съёмки остался день, 12 часов, 2 часа. В общем, по-разному бывает: и когда сценарий лежит неделю в ожидании съёмок, и когда он дописывается на локации или в студии. Сценарий айфона неделю лежать точно не будет, скорее всего, из-за его съёмок и монтажа ждать придётся другим.

Видеообзоры – неотъемлемая часть Кеддра. Операторов, которые к тому же занимаются монтажом, у нас всего два, а всевозможных гаджетов каждую неделю в офисе появляется намного больше, поэтому график у них получается до невозможности плотным, ещё плотнее график у нашей техники. Постоянный контроль этих двух моментов жизненно необходим. До недавнего времени нам с этим помогал Google Календарь, но каким бы функциональным он ни был, это только календарь (который, кстати, есть и в «Битрикс24»), в таких же вопросах важна коммуникация. Операторов мы контролируем через те же “подзадачи”, которые я создавал для Риты. В такой “подзадаче” можно описать и нужное оборудование, и локацию, и место съёмки, и прочие данные, которые будут полезны как мне, так и Антону или Андрею. Кстати, во время съёмок мне предстоит сделать и фотографии, которые вы увидите в текстовом обзоре.

После съёмок операторам придётся работать с видео, а редактору – с текстом. Опять же, для контроля этих процессов мне пригодится «Битрикс24», который к этому времени начнёт сообщать о приближении дедлайна всего проекта, если таковой ещё не наступил. К слову, за дедлайнами и сроками проектов удобно следить с помощью диаграммы Ганта, которая очень наглядно покажет, что и когда началось и как близко это что-то находится к крайнему сроку сдачи.

Битрикс24

В «Битрикс24» есть раздел под названием «Мои проекты», он будет интересен крупным компаниям. Этот раздел настолько масштабен, что Кеддру при его виде становится как-то не по себе. На самом деле, нет. “Мои проекты” предназначены для таких заданий, решение которых предусматривает привлечение множества денежных и человеческих ресурсов. Особое внимание в этом разделе выделено работе с деньгами – сколько выделено, сколько поступило. Немало места в «проектах» занимают и отчёты. Для нашего кейса использования это слишком серьёзный инструмент. Задачи в «Битрикс24» подходят нам намного лучше. Если вы такая же небольшая компания, то можете тоже попробовать эту систему. До 12 человек бесплатно.

bitrix24-to-do-4 bitrix24-to-do-5 bitrix24-to-do-6

«Битрикс24» успешно помогает мне в выполнении повседневных рабочих задач. С недавнего времени контроль за авторами и операторами, самоконтроль и прочие штуки, которые касаются моей работы в Кеддре, перешли в «Битрикс24». Нельзя не отметить, что большинство функций, которые касаются задач, доступны и в мобильных приложениях системы.

Если при регистрации в сервисе «Битрикс24» (в украинском домене) ввести промокод Keddr24, то вы получите 100 ГБ вместо 5 ГБ под файловое хранилище. Промокод действителен до 2 октября и работает только для новых регистраций. Вводится при создании своего портала.

Зарегистрируйся и получи возможность выиграть MacBook Air 11″ в рамках Акции «Украинские именины Битрикс24».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

18 комментариев

по хронологии
по рейтингу сначала новые по хронологии
1
Андрей

Вам теперь нужен Scrumban для корпортала 1С Битрикс _)

2
Дмитрий

вывод из личного опыта пользования: хромоногая сороконожка)))
за все планирования, собрания, задачи и прочее отвечает настольное приложение outlook к тому же, не надо никаких дополнительных мобильных приложений календарь прекрасно синхронизируется с любой современной ОС...

3

Чем то на админку джумлы похож, с доп модулями и прочими костылями.

4
Владмимир

Зарегился на ua домене, по промокоду дали 5гб. :))

5
suslovcomua

Укажите ваш домен, добавим.

6
Vladimir G. Mechkauskas

Прошу прощения, сейчас зашел, сделали начисление спустя 5 часов!

7
Vladimir G. Mechkauskas

а как вам написать в личку?

8
suslovcomua

Можете написать мне в фейсбук, там такой же логин как и здесь

9

Из личного опыта могу сказать, что Microsoft Project в десятки раз удобнее и умнее будет,а если проекты посложнее будут, то лучше уже использовать JIRA.

И для учёта отработанного времени так же можно использовать JIRA, она помимо менеджмента проектов и багтрекинга еще логирует время, потраченное на выполнение задачи. Ну а если переходить на другую систему не хотите, то для учета времени можно использовать Time Doctor)

10
suslovcomua

Для почты аутлук, для разговоров скайп, для внутренней соцсети группа в фейсбуке, для файлового хранилища дропбокс, для crm - excel, для мобильного приложения - да ну нафиг это мобильное приложение. Вот примерно так и рассуждают очень многие, содержащие зоопарк из платформ и приложений, пока не попробуют использовать единое рабочее пространство. И втягиваются :-)

11

Ну да, потому я и написал о JIRA, потому что она включает больше, чем битрикс и покрывает все те задачи кеддро- офиса, которые они другими приложениями заменяют)

12
suslovcomua

Тарас, вы сравниваете продукты разных классов. В нашем случае, баг-трекер плюс система управления проектами с сервисом социального интранета, который включает больше 12 базовых (!) функций.

13

Особо не нужно, но зарегистрировался попробовать так сказать. Использовал промокод, дали 5Гб :(

14
suslovcomua

Сообщите адрес вашего аккаунта, добавим.

15
Kirill Finaev

Объясните «Мои проекты» это стандартный функционал, даже с тем что представлено у вас на скриншотах. Более нигде ничего подобного не могу найти. Или они просто убрали данный функционал из новых версий?

16
Мойдоддр

Откуда на России спецы по организации управления, чтобы написать что-то толковое?! Ну нет же.

17

Мистер Ляпота, поясните, пожалуйста, а чем вообще был обусловлен выбор Битрикса, по сравнению со всякими там Мегапланами, Бейзкемпами и т.д.? Только стоимостью?

18
Kirill Finaev

Объясните «Мои проекты» это стандартный функционал, даже с тем что представлено у вас на скриншотах. Более нигде ничего подобного не могу найти. Или они просто убрали данный функционал из новых версий?

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Извините, для комментирования необходимо войти.

Modal box

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: