Наверх
3 комментария 23/09/2015

Погружаемся в “Битрикс24”: работа с документами

Погружаемся в “Битрикс24”: работа с документами

Мы продолжаем серию роликов, помогающих погрузиться в “Битрикс24” и узнать, как с помощью всего одного онлайн-сервиса можно построить эффективную работу в компании. Поговорим о задачах, работе с документами, коммуникации и телефонии. Это, как показывает практика, наиболее востребованные инструменты в работе.

В прошлый раз мы говорили об инструменте «Задачи». А в этом выпуске речь пойдет о работе с документами.

Работа с документами есть везде, с нею сталкиваются почти все. Наверняка и вы попадали в такую ситуацию, когда несколько человек или отделов работают над одним файлом: корректируют его, вносят правки. И чаще всего процесс похож на пинг-понг – документ пересылается туда-сюда электронной почтой, и в итоге сложно найти финальный вариант, который нравится всем. А вот возможность совместного доступа к просмотру и редактированию документов делает процесс более удобным и простым. И “Битрикс24” открывает такую возможность.

Вы можете создать документ в “Битрикс24” или загрузить свой – c ПК или внешнего диска OneDrive, Google Drive, Dropbox.

1

Управлять документами можно даже тогда, когда у вас нет Интернета, в режиме офлайн. Все хранится в облаке, а значит, доступно в любой момент и в любом месте — в офиса клиента, дома, в командировке.

В принципе, у вас вообще может отсутствовать офисное ПО. Через внешние онлайн-сервисы Google Docs и MS Office Online (с ними интегрирована работа на портале) вы можете открыть, просмотреть и отредактировать онлайн любые файлы популярных форматов: .doc, .docx, .xlc, .xlcx, .ppt, .pptx.

2

И это реальный плюс, который поможет сэкономить деньги, ведь оплата офисных программ для каждого сотрудника компании – недешевое удовольствие.

Отмечу, что для работы также поддерживаются документы PDF, презентации PowerPoint. А просматривать можно более 30 типов файлов, включая различные изображения, файлы Adobe Illustrator и Photoshop, даже если на вашем ПК или планшете нет оригинального программного обеспечения для работы с ними.

3

Работа с документами в “Битрикс24” может быть личной и коллективной. То есть вы работаете над документом самостоятельно и самоотверженно или совместно с кем-то.

Что удобно – вся история изменений документа сохраняется, и при необходимости всегда можно восстановить предыдущую версию. В истории также хранится информация о том, кто и когда изменил документ.

4

Совместная работа с документами также «социальна». Когда коллега загружает новый документ, вы сразу видите уведомление в «Живой ленте», можете прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится».

5

Онлайн-работа с документами включена во все тарифы «Битрикс24», в том числе в бесплатный.

Теперь давайте от теории перейдем к практике и посмотрим, как создать документ и работать с ним. К примеру, мне нужно написать сценарий для видеообзора на keddr.com. Для этого я:

  • выбираю, что нужно создать: документ, таблицу или презентацию;

6

  • выбираю сервис (с помощью чего создаю, н-р, Google Docs);
  • далее создаю, оформляю документ, подключаю кого-то работать совместно со мной.

7

8

Все. Созданный документ (и вообще все документы) вы можете хранить в папке. «Файлы» – это ваш персональный раздел, и только вы имеете к нему доступ.

И конечно же, есть возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа или для совместной работы с кем-то из коллег. Это можно сделать за считанные секунды.

9

10

Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале – «Документы сотрудников» и «Рабочие группы».

Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Таким образом, файлы удобно хранить и искать.

11

С помощью фильтра можно вывести на Общем диске все документы или только публичные, а также просмотреть корзину.

А если вам нужно что-то найти, на помощь придет «умный поиск». Он ищет файлы, записи, задачи, блоги, сообщения, людей внутри компании. В результатах поиска выводятся наиболее актуальные данные.

12

Итак

Как видим, широкие возможности “Битрикс24” в работе с документами позволяют объединить компанию в единое целое и сделать рабочий процесс более простым.

Если у вас возникнут вопросы по работе с “Битрикс24”, пишите их в комментариях.

Бонус!

Приятный бонус: до 15 октября 2015 года можно получить дополнительные 10 ГБ дискового пространства на год при новой регистрации в «Битрикс24».

Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua и укажите промо-код: keddr2015. Компаниям до 12 человек — бесплатно! Так что go! смотреть, проверять на себе, оценивать и учиться!

Продолжение следует.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

3 комментария

по хронологии
по рейтингу сначала новые по хронологии
1
Дон Хуан

Наташа, вы такая красивая!

2

Российский продукт

3

а почему на презентации работы битрикс24 всё коллажи на украинском языке , не смогли сделать на русском языке?

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Извините, для комментирования необходимо войти.

Modal box

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: