Как я пользуюсь Gmail

Несмотря на то, что изначально электронная почта для меня была всего лишь почтой, постоянное совершенствование Gmail позволило пользоваться им не только, как свалкой текстовых и графических сообщений. Для меня Gmail теперь что-то среднее, между планировщиком задач и почтой. Для некоторых продвинутых пользователей в этой заметке не будет ничего нового, но если прямо сейчас у вас в ящике 999+ писем, то можете смело читать дальше.

Всегда доступный архив

все важные беседы, где бы они не начались, в Twitter, мессенджере или какой-то соц.сети, я стараюсь перенаправлять в Gmail

Для меня почта стала самым важным способом коммуникации с людьми и сервисами. У почты есть явные преимущества перед другими средствами связи: вам не нужно никуда звонить, особенно, если собеседник за границей или он бот; вам не нужно ждать, пока собеседник появится в скайпе или другом мессенджере; не нужно переживать, а пользуется ли собеседник сообщениями в Facebook или VK. Почта – почти что стандартизированный способ связываться. Поэтому, все важные беседы, где бы они не начались, в Twitter, мессенджере или какой-то соц.сети, я стараюсь перенаправлять в Gmail. В этом есть как минимум одно преимущество – вы всегда сможете поднять переписку. Да, в других сервисах это также можно сделать, но тут уже вопрос той самой стандартизации – вы никогда не вспомните, где именно два года назад обсуждали какие-то договорные или другие важные моменты. Да и, как я сказал выше, далеко не все пользуются сообщениями в FB или VK, я, к примеру, вообще туда не заглядываю.

Итак, первое преимущество пользования Gmail, как, в принципе, и любой другой почтой, мы выяснили – всегда доступный архив важных писем. Я этим пользуюсь хоть и не часто, но зато когда припечет радуюсь нереально. К примеру, еще летом ты пообещал клиенту одну стоимость за услуги, но он расчехлился только сейчас, через месяцев 5-6, да еще и на пацана отвечает, что стоимость была другой. Вот тут и помогает элементарный поиск и найденная переписка, которая подтвердит чью-то правоту.

Менеджер дел

Как только тема письма выполнена

Второе, о чем расскажу, относится едва ли не только к Gmail. Я использую почту, как таск-менеджер. Так уж получилось, что ни одно специализированное приложение у меня не прижилось (да-да, даже Astrid, который вроде и устроил всем, со временем запылился). Если хорошо проанализировать, то все действительно важные проекты так или иначе обсуждаются по почте (составление сценариев, планы, ответственности и т.д.), соответственно, если все это перед глазами – вы не забудете ничего. Но есть и другие письма (друзья, семья, письма от сервисов) и их чаще всего нужно один раз прочитать и иногда ответить, но ничего особо важного нет. Чтобы не мешать теплое с мягким, научитесь пользоваться тремя кнопками в Gmail, каждой, в зависимости от ситуации: СПАМ, УДАЛИТЬ, АРХИВИРОВАТЬ.

Спам, удалмить и архивировать

В спам нужно отправлять все то, что вас откровенно раздражает. К примеру, сообщения о том, что ваш мейл выиграл миллион или любую рассылку с MWC. Таким образом, фильтр будет учиться и со временем надоедливых писем с сомнительным содержанием станет меньше. Я, к примеру, отправляю в спам и письма от сервисов, которыми не пользуюсь (установил, посмотрел, удалил, а письма оно, зараза, шлет). Да, можно пройти на какую-то страничку сервиса и отказаться от рассылки, но это тяжелее, чем просто нажать кнопку.

Удаляю я письма от сервисов, которыми пользуюсь (как на скриншоте выше) и откровенно ненужную почту, которая точно никогда не потребуется (сборы в баню и выяснения, кто что купит, стоит удалять сразу после похода в баню).

И самое интересно – архивирование. Это то, что многие ошибочно путают с удалением. На самом деле эта функция делает ровно то, что вы делали лет пять назад с прочитанным журналом – складируете. Только журналы года три назад пришлось выкидывать, а тут все не займет много места. Архивируйте все письма, оставляйте во входящих только 5-10 писем, тема которых актуальна. Вот так выглядит моя вкладка с входящими письмами:

Входящие в Gmail

Семь писем, с каждым нужно разобраться. Как только тема письма выполнена, я архивирую его. К примеру, в письме от Максима есть документ с дополнениями к письму для авторов, которые нужно внести. Как только я это сделаю – письмо будет отправлено в архив. А, если через пару месяцев Максим скажет, что я не мог просить тебя такое добавить в письмо для авторов, я подниму его сообщение и покажу. Да, во входящих я не увижу, что мне нужно купить батон по пути домой, все же речь идет про важные рабочие моменты. Хотя, говоря про батон, мне жена присылает список покупок на почту и я всегда знаю, что нужно что-то купить и даже знаю что именно.

Преимущество такого подхода к to do очевидно – почтой вы пользуетесь в любом случае, в то время, как специализированными приложениями себя нужно заставлять пользоваться. Кстати, в стандартном приложении Gmail (для iOS, по крайней мере), архивирование еще больше похоже на обозначение задачи выполненной в таск-менеджерах – просто делаете свайп справа на лево на письме и кидаете его в архив. Задание выполнено.

Gmail iOS

Метки

Третье – метки (ярлыки). Метки – это вам не папки, это метки! Их отличие от папок в том, что одному письмо можно присвоить несколько меток.

Метки в Gmail

 

Их я использую для упорядочивания писем. К примеру, я всегда могу прочесть письма только от HTC, чтобы найти какую-нибудь важную переписку. Создать метку просто, слева, вод всеми вкладками (входящие, вся почта…) выбираем “Создать ярлык”.

Управление ярлыками в Gmail

Далее вводите его название и, возможно, назначаете размещение под другим (ярлык второго уровня). Теперь нужно создать правило, чтобы письма от определенного адресата или с определенным содержанием обозначались созданной меткой. Для этого жмем на стрелочку в правой части строки поиска, в появившемся окне вбиваете или адрес контакта, для которого хотите создать правило, или любое слово. Далее жмем на ссылку “Создать фильтр в соответствии с этим запросом”. Там выбираете действия, которые будут применяться к нужному запросу. Если необходимо, чтобы письма от кого-то отмечались меткой, выберете соответствующую. Можно также включить автоматическое архивирование, тогда письма от этого адресата будут сразу идти в метку, мимо входящих.

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

К примеру, вы можете создать метку Notes и создать правило, по которому все письма, содержащие в теме, или же вообще в любом месте, тег #note будут автоматом идти в этот ярлык и даже не отображаться во входящих. Такой себе блокнотик, шлете на почту что-угодно, ставите в любом месте письма #note и сообщение ложится в метку note. Можно и без решетки (#), но так вы уменьшаете вероятность, что туда попадет что-то другое, так как, к примеру, слово note без решетки может содержаться и в других письмах.

Можно также не вбивать адрес вручную, просто откройте письмо от определенного человека, нажмите на кнопку “Еще”, выберите пункт “Фильтровать похожие письма” и далее по уже описанному сценарию.

Управление ярлыками и метками в Gmail

У меня появилось слишком много меток и я начал их группировать. К примеру, все, что относится к кеддру я скинул в метку Keddr. В ней также есть подразделы: Партнеры, Автора и др. Для того, чтобы создать подраздел, нажмите на стрелочке справа от нужной метки и выберите “Добавить вложенный ярлык”. Если же метку нужно разместить под другой, тут же выберите изменить и далее “Разместить ярлык под”.

Управление ярлыками и метками в Gmail

Управление ярлыками и метками в Gmail

Вот так, все просто, но очень удобно: и порядок сохраняется, и важные проекты всегда перед глазами, и спустя даже долгое время вы можете поднять архив. На данный момент я очень жду приложение Mailbox для iOS, которое как раз и создано, чтобы безжалостно расправляться с лишней почтой во входящих. Там свайпом можно будет отметить письмо выполненным (отправить его в архив), или отложить на после. Кстати, это то, чего сейчас так не хватает – запланировать повторное появление письма во входящих через некоторое время. Так, получается, у нас один проект перенесся на новый год и два письма по нему постоянно висят во входящих. Приложение Mailbox должно увидеть мир в январе 2013 года.

Please wait...
Теги: , , , , , , , , , , , ,
0
WordPress › Помилка

На сайті виникла критична помилка.

Дізнайтеся більше про усунення неполадок WordPress.