Переезд на Битрикс24: Проект-менеджмент

Наверняка вы уже успели ознакомиться с постами Толика и Сёмы, в которых они рассказывали о том, как используют систему «Битрикс24» в своей повседневной работе. Сегодня уже я, как главный редактор Кеддра, поделюсь с вами своим опытом использования «Битрикс24».

Предположим, сегодня я решил сделать обзор iPhone 6. Для этого мне, прежде всего, потребуется создать новую задачу. Идём в «Битрикс24» и создаём соответствующую задачу.

Тут же выбираем её приоритет (конечно же, подобный обзор обязательно получит “высокий” приоритет), ответственного, соисполнителей и наблюдателей. Таким образом я могу поручать задания и нашим авторам. Больше не нужно звонить и говорить что-то вроде: “Алло, Макс, тут хуавей на обзор пришёл, напишешь обзор?”. Просто создаю задачу, ответственным за которую будет Макс, и всё – он не отвертится. Для больших компаний приятной особенностью станет возможность поручать задания не списку людей, а сразу всей группе, в которую могут входить сотрудники, скажем, отдела продаж. Или все сотрудники мужского пола, когда задание будет касаться восьмого марта, или группа апрельских именинников, к примеру.

Также во время создания задачи можно задать дедлайн, а «Битрикс24» будет постоянно донимать меня уведомлениями о том, что сроки поджимают, и материал пора сдавать. Доступна возможность включения задачи в график рабочего дня сотрудника, но конкретно для нашей редакции это неактуально. Юля, к примеру, может закончить писать в три часа ночи, а в офис прийти к часу дня – и какой тут график?

Но вернёмся к нашим баранам, точнее, к нашим айфонам. Непросто сделать обзор устройства, которого ещё нет в продаже. Так что процесс доставки смартфона в офис можно назвать полноценным этапом подготовки обзора. Скорее всего, в этом нам поможет наш любимый интернет-магазин “Нотус”, но общаться с менеджерами и заниматься прочей рутиной я никак не успею, потому что сегодня мне ещё нужно написать материал и снять другой обзор.

Такой график у меня каждый день, поэтому для того, чтобы обзор удался, мне будет необходима помощь других членов командды. Рита, наш менеджер отдела рекламы, поможет мне с доставкой нового iPhone. В задаче она станет “соисполнителем”.

В «Битрикс24» можно создавать чек-листы внутри задачи – этим удобно пользоваться, когда накапливается куча всевозможных мелких поручений и заметок. Однако, если поручение никак нельзя назвать “мелким”, то лучше всего будет создать “подзадачу”. В таком случае контроль за ходом выполнения поручения будет жёстче и все функции обычной задачи будут доступны. Создаём “подзадачу” для Риты, именно с её выполнения начнётся создание самого просматриваемого поста на Кеддре ближайших нескольких недель.

Для того, чтобы лучше понять, что такое задача в «Битрикс24», представьте себе группу в социальной сети. На страничке задачи доступна вся информация о проекте, степени его выполнения, подзадачах, сроках, участниках, доступна возможность комментирования (читай – обсуждения). Новых наблюдателей и соисполнителей задачи можно с лёгкостью добавить тут же.

Ещё одна интересная функция системы – это прикрепление к задаче документов. У «Битрикс24» есть собственное облако, в него вы можете загружать рабочие документы, а в каждую задачу можно добавить только те файлы, которые пригодятся для её решения. Прямо на портале можно редактировать текст документа, при этом всё будет сохраняться, и будет видно, кто сейчас его редактирует. Ранее мы долго и нудно занимались поиском нужных нам файлов в бесконечных переписках внутри Gmail.

Если вы каждую неделю или месяц поручаете кому-то одно и то же задание, то в «Битрикс24» вы можете создать шаблоны и копировать задачи. Да, это немного разные вещи, но в нашем кейсе использования они похожи. Копируем или достаём из шаблона нужную задачу, изменяем сроки, возможно, добавляем комментарии – и новое задание готово. У Серёжи или Эдуарда есть несколько дней (авторы рубрик LilNews и KeddroБаян, если вы вдруг не знаете). Также вам не составит труда установить цикличную задачу. Задачи можно оценить (“положительно” или “отрицательно”), поэтому если автор напротив своего задания в «Битрикс24» увидел красный кружочек, то похвалы от меня он точно не дождётся.

Следующий этап подготовки поста – написание текста и сценария. До съёмки у меня есть несколько дней. Ставлю как можно больше напоминаний в «Битрикс24» и наблюдаю, как до съёмки остался день, 12 часов, 2 часа. В общем, по-разному бывает: и когда сценарий лежит неделю в ожидании съёмок, и когда он дописывается на локации или в студии. Сценарий айфона неделю лежать точно не будет, скорее всего, из-за его съёмок и монтажа ждать придётся другим.

Видеообзоры – неотъемлемая часть Кеддра. Операторов, которые к тому же занимаются монтажом, у нас всего два, а всевозможных гаджетов каждую неделю в офисе появляется намного больше, поэтому график у них получается до невозможности плотным, ещё плотнее график у нашей техники. Постоянный контроль этих двух моментов жизненно необходим. До недавнего времени нам с этим помогал Google Календарь, но каким бы функциональным он ни был, это только календарь (который, кстати, есть и в «Битрикс24»), в таких же вопросах важна коммуникация. Операторов мы контролируем через те же “подзадачи”, которые я создавал для Риты. В такой “подзадаче” можно описать и нужное оборудование, и локацию, и место съёмки, и прочие данные, которые будут полезны как мне, так и Антону или Андрею. Кстати, во время съёмок мне предстоит сделать и фотографии, которые вы увидите в текстовом обзоре.

После съёмок операторам придётся работать с видео, а редактору – с текстом. Опять же, для контроля этих процессов мне пригодится «Битрикс24», который к этому времени начнёт сообщать о приближении дедлайна всего проекта, если таковой ещё не наступил. К слову, за дедлайнами и сроками проектов удобно следить с помощью диаграммы Ганта, которая очень наглядно покажет, что и когда началось и как близко это что-то находится к крайнему сроку сдачи.

В «Битрикс24» есть раздел под названием «Мои проекты», он будет интересен крупным компаниям. Этот раздел настолько масштабен, что Кеддру при его виде становится как-то не по себе. На самом деле, нет. “Мои проекты” предназначены для таких заданий, решение которых предусматривает привлечение множества денежных и человеческих ресурсов. Особое внимание в этом разделе выделено работе с деньгами – сколько выделено, сколько поступило. Немало места в «проектах» занимают и отчёты. Для нашего кейса использования это слишком серьёзный инструмент. Задачи в «Битрикс24» подходят нам намного лучше. Если вы такая же небольшая компания, то можете тоже попробовать эту систему. До 12 человек бесплатно.

«Битрикс24» успешно помогает мне в выполнении повседневных рабочих задач. С недавнего времени контроль за авторами и операторами, самоконтроль и прочие штуки, которые касаются моей работы в Кеддре, перешли в «Битрикс24». Нельзя не отметить, что большинство функций, которые касаются задач, доступны и в мобильных приложениях системы.

Если при регистрации в сервисе «Битрикс24» (в украинском домене) ввести промокод Keddr24, то вы получите 100 ГБ вместо 5 ГБ под файловое хранилище. Промокод действителен до 2 октября и работает только для новых регистраций. Вводится при создании своего портала.

Зарегистрируйся и получи возможность выиграть MacBook Air 11″ в рамках Акции «Украинские именины Битрикс24».